1. DESCRIPCIÓN 

 

La Empresa Agrobombona es una entidad privada de carácter agrario, la cual tiene como función, la administración de grandes extensiones de tierra para la producción de diversos cultivos de campo, al igual de la producción y venta de cabezas de ganado.

 

La estructura interna de la Empresa Agrobombona, consta de un Gerente, el cual es el encargado de administrar y vigilar todos los procesos que se generan en la empresa, además de velar por el crecimiento progresivo de ella; para su apoyo, se cuenta con una secretaria, que tiene como función, el manejo de nómina para los empleados y brindar información relevante para los empleados cuando lo necesiten; otra de sus funciones es la de hacer seguimiento para futuros empleados cuando la empresa lo requiera.

 

En la parte administrativa se tiene un contador calificado para dicha labor, se encarga de vigilar los procesos que se llevan acabo dentro de la empresa, es de su prioridad dar un manejo adecuado de los recursos monetarios de la empresa, al igual de rendir cuentas periódicamente a la gerencia cuando ésta lo disponga; el contador a su vez cuenta con el apoyo del auxiliar contable, el cual realiza labores acordes a su profesión, como por ejemplo; manejo de cuentas  e información relevante de los empleados y recursos de la empresa por medio de software especializados para ellos como Microsoft Excel.

 

Es de gran importancia mencionar que la Secretaria también tiene por función primordial realizar los procesos pertinentes para prestamos cando los empleados lo requieran; dentro de los empleados u obreros, la Empresa Agrobombona cuenta con Mayordomos, que tienen por oficio vigilar las tierras designadas por la empresa, además de cuidar las cabezas de ganado; los jornales, que se encargan de cultivar y recoger la siembras de las tierras; también se cuenta con empleados a cargo de la maquinaria para el riego de los cultivos, la siembra y la recolección de los productos o materia prima, éstas personas son denominadas dentro de la empresa como maquinistas o Tractoristas.

 

2.  IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

 

La Empresa Agrobombona, en el área de contabilidad presenta un déficit en el manejo de las cuentas de los empleados, que hacen referencia a los préstamos otorgados por la empresa a sus empleados para cubrir las diversas necesidades. La empresa Agrobombona presta éste servicio a sus empleados con el objetivo de brindarles un apoyo económico cuando ellos lo soliciten; para esto el empleado debe acudir a la secretaria encargada de la dependencia de contabilidad, la cual tiene como fin asesorarlos, guiarlos, hacer el análisis respectivo para la capacidad de los préstamos y por ende llevar la contabilidad y los registros que proporcionan dicho proceso.

 

El problema evidenciado en la empresa Agrobombona radica en la labor que desempeña la secretaria en el manejo de datos y registros de los prestamos que lo realiza de manera manual, es decir en formato físico, el cual podemos denominar como el libro de contabilidad, para esto se desea sistematizar la toma y almacenamiento de datos para hacer mas eficiente, optimo y ágil dicho proceso; además de crear una base de datos con la información de cada empleado, ésta base de datos debe estar soportada por una interfaz donde la secretaria pueda interactuar con el sistema máquina de forma sencilla y segura.

 

3. OBJETIVOS

 

 

3.1  OBJETIVO GENERAL

 

Crear una Base de Datos para almacenar de forma organizada la información de los préstamos que realiza la Empresa Agrobombona a sus empleados por medio de la dependencia de contabilidad.

 

3.2 Objetivos Específicos

 

• Apreciar la problemática presente en la Empresa Agrobombona por medio de los diseños que hacen parte de los diagramas UML, teniendo en cuenta las entradas, procesos y salidas.

 

• Hacer de la Base de Datos, una herramienta interactiva al usuario, donde los datos se presenten de forma clara para su interpretación y que a su vez permitan ser modificados.

 

 

• Otorgar capacitaciones respectivas en el manejo de software y la base de datos a la secretaria y a los posibles empleados que se involucren con la utilización y manejo de éste, con el objetivo de agilizar procesos.

 

 

 

4. ARQUITECTURA DE LA BASE DE DATOS

 

4.1. NIVEL CONCEPTUAL

 

4.1.1 Diseño Conceptual

 

Ilustración 1Diagrama ER

 

4.1.2 Descripción Tipo de Datos

 

Tabla 1. Descripción Tipo de Datos – Empleados 

EMPLEADO
Campo	Tipo De Dato	Tamaño del Campo
ID	Numérico	Doble
Tipo ID	Texto	30
Nombres	Texto 30	30
Apellidos	Texto 30	30
Cargo	Texto 50	50
Estado de cuenta	Numérico	Doble
Sueldo Bruto	Numérico	Doble

 

Tabla 2. Descripción Tipo de Datos – Estado de cuenta 

ESTADO DE CUENTA
Campo	Tipo De Dato	Tamaño del Campo
Numero de cuenta	Numero	Doble
Valor Préstamo	Moneda	Moneda
Cuotas Mensuales	Moneda	Moneda
Plazo Mensual	Numero	Entero
Sueldo Neto	Moneda	Moneda

 

 

4.1.3 Diseño de Tablas

 

Ilustración 2Diseño de Tabla Empleado- Estado de cuenta

 

4.2 NIVEL INTERNO

 

 

4.2.1 Requerimientos de Hardware y Software

 

Para la creación de la Base de Datos de la Empresa Agrobombona, se toma como modelo el gestor de base de datos, denominado Microsoft Access, que hace parte del paquete de Microsoft Office. La iniciativa para la utilización de éste gestor, es debido a su facilidad para la manipulación de datos, en aspectos como la recopilación de datos, almacenamiento sistemático para su posterior uso y una  interfaz gráfica sencilla de usar.

Otros aspectos relevantes para la utilización de éste gestor de base de datos en la Empresa Agrobombona radica en el hecho de sus costos bajos para la licencia del producto al igual que es un gestor de carácter universal y tiene muchas aplicaciones como exportar o importar información desde y hacia varios formatos.

 

Requisitos de Microsoft  Access 2013.

 

Tabla 3. Requisitos de Microsoft  Access 2013 

COMPONENTE	REQUISITO
Equipo y procesador	Procesador de 86 o 64 bits a 1 GHz o más rápido con SSE2
Memoria	1 GB de RAM (32 bits); 2 GB de RAM (64 bits)
Disco duro	3 GB de espacio disponible en el disco duro
Pantalla	Resolución de 1366 x 768
Gráficos	Para la aceleración del hardware de gráficos se requiere una tarjeta gráfica DirectX10.
Sistema operativo	Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012
Explorador	Exploradores compatibles con Office 2013 y Office 365
Versión de .NET	3.5, 4.0 o 4.5.
Otros	Las funciones de Internet de Access 2013 requieren una conexión a Internet, sujeta a tarifas adicionales.
	Las características multitoque requieren un dispositivo táctil. Todas las funciones y características están siempre disponibles a través de teclado, mouse u otro dispositivo estándar o accesible. Las nuevas funciones táctiles están optimizadas para Windows 8.
	La función de búsqueda instantánea requiere Windows Search 4.0.

 

 

 

 

 

 

4.2.2 Esquema de la   información

 

Ruta o Path para ubicar información.

C:\DocumentsandSettings\Administrador\Misdocumentos\SistemadeInformacion\BDAcces

 

La Base de Datos está compuesta por un conjunto de tablas o archivos, para una mayor comprensión, así:

 

Tabla 4. Empleados

ID	Tipo ID	Nombres	Apellidos	Cargo	Estado de Cuenta	Sueldo

 

 

Tabla 5. Estado de cuenta

Número de Cuenta	Valor Préstamo	Cuotas Mensuales	Plazo Mensual	Sueldo Neto

 

 

Tabla 6. Nómina

Número de Nómina	Sueldo Neto	Sueldo Bruto

 

 

La Base de Datos contiene información tres entidades:

 

-       Datos sobre empleados (Entidad, Empleado), almacena información personal de cada uno.

-       Datos sobre estados de cuenta (Entidad, Estado de cuenta), almacena los plazos y costos de los préstamos para cada empleado.

-       Datos sobre la nómina (Entidad, Nómina), almacena el sueldo del empleado con sus respectivas derivaciones que son, el sueldo bruto y el sueldo neto.

 

 

TIPOS DE ARCHIVO.

 

La Base de Datos contiene tipos de archivos:

- Archivo Maestro; corresponde a la tabla empleados.

- Archivos de Transacciones; corresponde a la tabla estado de cuenta.

 

4.3 NIVEL EXTERNO

 

4.3.1 Diseño de Entrada.

 

Formularios o interfaz gráfica para ingresar la información.

 

Ilustración 3Formulario para ingresar la información

 

 

4.3.2 Diseño de Salida

 

Vistas o formularios que permiten visualizar consultas, informes, entre otros.

 

Ilustración 4Vista de formulario que permite visualizar consultas o informes

 

5.  PRESUPUESTOS

 

 

RECURSOS HUMANOS
CARGO	CANTIDAD		NÓMINA MENSUAL (2 meses)		NÓMINA TOTAL
Director de Proyecto	2		$800.000		$1.600.000
Personal Auxiliar: - Digitador	1		$200.000		$200.000
SUBTOTAL		$1.000.000		$1.800.000
RECURSOS MATERIALES
- Papelería - Utensilios y Suministros de Oficina			$100.000 $100.000
SUBTOTAL			$200. 000
RECURSOS INSTITUCIONALES
- Espacio Físico - Equipos y Mobiliario			$1.000.000 $2.500.000
SUBTOTAL			$3.500.000
SOFTWARE
- Licencias			$920.000
GASTOS VARIOS
Imprevistos y Gastos Ocasionales			$200.000
COSTO TOTAL PROYECTO			$6.620.000

 

 

LICENCIAS:

 

Costos de Licencia de Microsoft Access 2013 para un sólo equipo, $259.999 directamente desde la web oficial de Microsoft.

Costo de Licencia de Office Professional 2013 para un sólo equipo, $919.999, incluye Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access.

 

6. CONCLUSIONES

 

 

• El desarrollo de Base de Datos permiten almacenar información relevante perteneciente a un mismo contexto y organizarla sistemáticamente para su posterior uso, todo aquello evidenciado en la Empresa Agrobombona, donde se necesitaba tener un control de toda la información de préstamos para sus empleados.

 

• Apreciamos que el mejor perfil de software para la creación de la Base de Datos para la empresa Agrobombona es el software Microsoft Access debido a su interactividad usuario – maquina, costos y simplicidad para realizar los respectivos procesos.

 

Evaluamos los procesos que se realizan en la dependencia de Contabilidad de la Empresa Agrogombona para encontrar las falencias en el manejo de los préstamos para sus empleados; y a su vez encontramos como una alternativa segura y organizada, el desarrollo de la Base de Datos para el manejo de los préstamos